L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.
Si possono autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc.).
Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione devono essere in lingua italiana. Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma.
La sottoscrizione delle domande rivolte alla pubblica amministrazione o a gestori di pubblico servizio non è più soggetta ad autentica se la firma è apposta alla presenza del dipendente addetto, competente a ricevere la documentazione.
Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta o via fax deve essere allegata fotocopia, non autenticata, di un documento di identità valido dell’interessato (artt. 21 e 38 del DPR 445/2000). La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l’assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione (art. 39 DPR 445/2000).
Nei pochi casi in cui è ancora ammessa l’autenticazione da parte dell’ufficio Anagrafe (ad esempio quando la dichiarazione sostitutiva di atto notorio non è “collegata” ad una domanda da presentare all’amministrazione), è necessario presentarsi all’ufficio con un documento d’identità e il testo della dichiarazione.